Phòng họp trực tuyến - Giải pháp chuyển đổi số cho các doanh nghiệp

Phòng họp trực tuyến đã trở thành một giải pháp vô cùng hữu hiệu cho các doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn tình hình dịch bệnh diễn biến khá phức tạp. Việc ứng dụng phòng họp trực tuyến vào các hoạt động trao đổi thông tin giữa các bộ phận sẽ góp phần tạo nên sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, từ đó mang lại hiệu quả công việc. Do vậy chúng ta nhận thấy rằng việc tạo nên một phòng họp trực tuyến là nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp trước tình hình dịch bệnh Covid 19.

Vậy, làm thế nào để họp hiệu quả hơn khi mỗi người 1 nơi và chỉ thao tác với nhau qua màn hình? Hãy cùng manhinhquangcao247 tìm hiểu về giải pháp phòng họp trực tuyến qua bài viết dưới đây nhé!

Mô hình phòng họp trực tuyến mang đến những lợi ích nào cho doanh nghiệp?

Đây chính là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặt ra cho chúng tôi, ngoài ảnh hưởng bởi dịch bệnh bắt buộc doanh nghiệp phải ứng dụng giải pháp phòng họp trực tuyến thì trong trường hợp bình thường chúng ta vẫn có thể tổ chức những cuộc họp trực tuyến, bởi:

- Tiết kiệm được các chi phí đi lại, chi phí công tác

- Tốn ít thời gian, nhanh gọn và thường đi đúng trọng tâm hơn

- Người tham gia chủ động kết nối, trao đổi với nhau qua màn hình

- Có thể kết nối không giới hạn khoảng cách của người tham gia

- Vấn đề được xử lý, trao đổi nhanh chóng

Phòng họp trực tuyến gồm những giải pháp nào?

Với nhu cầu họp trực tuyến ngày càng lớn, chính vì thế mà càng có nhiều thiết bị hỗ trợ, phần mềm ra đời để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hiện nay, có 3 giải pháp họp trực tuyến được nhiều doanh nghiệp sử dụng và đánh giá cao như:

- Giải pháp họp trực tuyến bằng các phần mềm miễn phí

- Giải pháp họp trực tuyến bằng phần cứng

- Giải pháp đa điểm

Giải pháp phòng họp trực tuyến cần trang bị những thiết bị nào?

Để cuộc họp diễn ra đúng như ý muốn và kế hoạch đã đề ra, thì bạn cần chuẩn bị kĩ những thiết bị họp trực tuyến sau:

- Màn hình hiển thị tại mỗi đầu cầu ( Tùy vào diện tích phòng họp để lựa chọn thiết bị màn hình phù hợp)

- Thiết bị họp trực tuyến ( Camera, Microphone) : tùy nhu cầu thực tế và chi phí để lựa chọn thiết bị phù hợp

Hệ thống Camera và Speakerphone dùng cho phòng họp trực tuyến, xem tại đây

Trước khi sử dụng phòng họp trực tuyến chúng ta cần kiểm tra và chuẩn bị những gì?

Kiểm tra lại đường truyền mạng trước khi cuộc họp diễn ra

Đây chính là việc đầu tiên mà bạn cần phải làm trước khi cuộc họp bắt đầu, bởi hình thức họp này sẽ thông qua mạng Internet. Chính vì thế nên nếu như đường truyền có vấn đề, bị giật, lag trong quá trình diễn ra cuộc họp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng. Bạn cần kiểm tra:

Đường truyền Internet có đủ mạnh hay không?

- Đảm bảo phần máy ảnh hoạt động

- Không bật quá nhiều ứng dụng khi tham gia cuộc họp

- Loa/tai nghe hoạt động bình thường

- Không bị can thiệp bởi các thiết bị khác khi cuộc họp bắt đầu

Chuẩn bị kế hoạch, nội dung cho cuộc họp

Đúng vậy, bạn cần chuẩn bị sẵn kế hoạch nội dung cho cuộc họp để nó được diễn ra đúng trình tự và không mất thời gian cho việc lan man quá nhiều nội dung không cần thiết.

Chuẩn bị kỹ nội dung cũng chính là cách bạn tôn trọng cuộc họp và những người đồng nghiệp của mình, từ đó đưa ra những nhận định và ý kiến đóng góp chất lượng.

Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc

Việc xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho cuộc họp sẽ giúp mọi người nắm bắt được thông tin và tham gia 1 cách đầy đủ nhất. Bởi làm việc tại nhà thường mọi người sẽ không để ý quá nhiều vào thời gian, chính vì thế bạn cần thông báo thời gian để mọi người chuẩn bị. Tham gia cuộc họp đúng giờ, đầy đủ thành viên.

>> Xem thêm: Phòng họp trực tuyến - Giải pháp xây dựng và đổi mới doanh nghiệp

>> Xem thêm: Màn hình ghép - Giải pháp cho các phòng họp trực tuyến

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức họp trực tuyến và mang đến những gợi ý để cải thiện chất lượng cuộc họp của mình, đảm bảo cho công việc diễn ra như mong muốn. Chúng tôi hy vọng rằng giải pháp phòng họp trực tuyến do Tùng Việt cung cấp sẽ là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp từng bước chuyển đổi số. Đứng trước những diễn biến hết sức phức tạp của đại dịch Covid, giải pháp phòng họp trực tuyến chính là phương án giúp các doanh nghiệp, các tổ chức tiếp tục duy trì các động trao đổi thông minh một cách nhất quán, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Để biết thêm thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Công ty TNHH Truyền Thông Tùng Việt

Địa chỉ: 489A/21/54 Huỳnh Văn Bánh, Phường 13, Quận Phú Nhuận, TP.HCM, VN

Hotline: 0902.671.187 - 0909.555.709